Registro horario en Excel: qué riesgos asumes y por qué es tan difícil defenderlo

Si buscas «plantilla de registro horario en Excel», vas a encontrar decenas. Muchas las ofrecen gestorías y proveedores de software, a veces las mismas empresas que después venden la alternativa.

Pero merece la pena empezar por la pregunta correcta, que no es si Excel está prohibido, sino si podrías defender un control de registro horario ante una inspección.

Actualmente circula mucha información confusa así que vamos a aclararla. A día de hoy el Excel no está prohibido. El registro de jornada es obligatorio en España desde mayo de 2019, pero la norma no impone un soporte concreto. El proyecto de real decreto que obligaría a que el registro sea exclusivamente digital sigue sin publicarse en el BOE, pero es inminente. Se prevé que en septiembre de 2026 esta norma ya esté formalizada al completo.

Otra cosa es que una hoja de cálculo cumpla lo que la ley sí exige. Vamos a verlo.

Los cuatro requisitos que debe cumplir cualquier registro de horario laboral

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y la doctrina de la Inspección coinciden en cuatro condiciones. El soporte es libre; estas no.

Una hoja de cálculo puede aparentar cumplir los cuatro pero, si estás usando Excel, te recomendamos que compruebes que hagas una prueba: mira si puedes demostrar estos cuatro registros. El problema suele aparecer en el momento de demostrarlo.

Dónde deja de ser funcional una hoja de cálculo Excel para el control horario

No deja rastro de los cambios

Este es el punto que decide casi todos los casos. En un Excel, cualquier celda se puede modificar en cualquier momento sin que quede constancia de nada: ni de quién lo hizo, ni de cuándo, ni de por qué, ni de qué valor había antes.

Eso significa que la hoja no prueba lo que ocurrió; prueba lo que dice el último dato. Y, delante de la ley, son dos cosas distintas.

Ante una discrepancia entre lo que dice tu Excel y lo que declara un trabajador, no tienes forma de acreditar que tu versión es la original. La ausencia de rastro te quita el beneficio de la duda.

El dato se introduce después, no en el momento

Seamos sinceros. En la práctica, casi ningún Excel se rellena al entrar y al salir. Se rellena a final de semana, o de mes, reconstruyendo de memoria o copiando el horario que en principio debes estar haciendo.

Un registro reconstruido a posteriori es difícilmente objetivo. Y hay una señal que la Inspección detecta con facilidad: hojas donde todo el mundo entra a las 9:00 y sale a las 18:00 durante meses, sin una sola variación es algo sospechoso, ¿no? Ninguna empresa real funciona así.

No es accesible de verdad

Un archivo en una carpeta de administración o en el ordenador del gestor no es un registro accesible para el trabajador. Si alguien pide sus fichajes de hace dos años, hay que buscarlos, y a menudo no son tan accesibles o, directamente, no aparecen.

En una reclamación, esa dificultad juega en contra de la empresa.

La conservación a cuatro años es frágil

Cuatro años son muchos cambios de ordenador, de responsable de administración, de estructura de carpetas... Los archivos sueltos se pueden perder, se sobrescriben o quedan en versiones incompatibles, aunque no se esté haciendo con mala fe.

Qué está realmente en juego

No llevar registro, o llevarlo de forma insuficiente, es infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Las multas van de 751 a 7.500 euros y se aplican por centro de trabajo, con lo que una empresa con varias delegaciones puede acumular sanciones. Un registro incompleto (esto es sin hora real de entrada y salida), se equipara en la práctica a no disponer de un registro.

Pero la consecuencia más cara suele ser otra, y no es la multa.

En una reclamación de horas extra se aplica la inversión de la carga de la prueba: es la empresa la que tiene que demostrar que esas horas no se hicieron. Es por ello que si no se dispone de un registro fiable, ese punto se pierde antes de empezar. Y en contratos a tiempo parcial sin registro adecuado, la jornada puede presumirse completa, con el efecto correspondiente en salarios y cotizaciones.

Comparado con eso, la hoja de cálculo gratuita deja de ser tan "gratuita".

Qué está pendiente de cambiar

El Gobierno tramita desde septiembre de 2025 un real decreto que exigiría que el registro sea digital, inmutable, con log de auditoría y accesible en remoto para la Inspección.

Ese texto aún no está aprobado. El Consejo de Estado emitió en marzo de 2026 un dictamen desfavorable, señalando entre otras cosas que no se había evaluado bien el impacto en pymes. A finales de julio de 2026, los ministerios implicados acordaron retomar la tramitación en septiembre, sin fecha de entrada en vigor.

Conviene tener claras dos cosas. La primera: nadie puede sancionarte hoy por no cumplir un reglamento que no existe. La segunda: sí pueden sancionarte por no cumplir la obligación de 2019, que lleva siete años en vigor. Ese es el riesgo real.

Cuándo tiene sentido cambiar a un registro horario digital

Excel puede aguantar en escenarios concretos y limitados: dos o tres personas, un solo centro, horario fijo, cero horas extra y alguien que lo rellena realmente cada día.

Fuera de ahí, hay cuatro señales que indican que la hoja de Excel ya no sostiene la situación:

Si reconoces dos o más, entonces aparece el problema. No tienes evidencia.

Qué mirar en una alternativa

La comparación útil no es entre Excel y «un software». Es entre Excel y un sistema que cubra lo que la hoja no puede cubrir:

Shireo, desarrollado por Bluak, división tecnológica de Pinchaaqui.es, se ha diseñado alrededor de esta lista, y con una condición que en pymes pesa tanto como el cumplimiento: poder activarse en horas, sin instalaciones ni integraciones, para no depender de un sistema técnico complejo.

Preguntas frecuentes sobre el registro horario en Excel

¿Es ilegal el registro horario en Excel?

No, no está prohibido a día de hoy. La norma no impone un soporte. Lo que exige es que el registro sea fiable, objetivo, accesible y se conserve cuatro años, y eso es lo que resulta muy difícil de acreditar con una hoja de cálculo. (Revisar la ley en el momento en que se esté leyendo este artículo por si ya se ha aprobado)

¿Y el registro en papel firmado?

Mismo razonamiento. Añade la firma como elemento a favor, pero mantiene los problemas de accesibilidad, de conservación a cuatro años y de reconstrucción posterior. Las hojas firmadas en blanco y rellenadas después son, además, uno de los patrones que la Inspección busca.

Si el reglamento no está aprobado, ¿puedo esperar?

Puedes, pero estarías esperando por el motivo equivocado. La obligación de registrar está en vigor desde 2019 y las sanciones se aplican con la norma actual. El reglamento pendiente no es que cree el riesgo de cero, sino que lo endurece.

¿Cuánto cuesta migrar?

Depende de la herramienta, pero el orden de magnitud es relevante: una sola sanción grave en grado mínimo (751 euros) supera el coste anual de un sistema de registro para una empresa pequeña. La comparación económica rara vez favorece a Excel.