Carga de la prueba en la jornada laboral: multa de la STPS y demanda por horas extra | México

15 Sep, 2026 5 min de lectura

La conversación sobre el registro electrónico de jornada se ha concentrado en la multa de la STPS. Es entendible, porque la cifra es llamativa. Pero hay un segundo escenario, más caro y más frecuente, que la mayoría de las empresas mexicanas descubre demasiado tarde.

Se llama demanda laboral. Y ahí las reglas son distintas.

Dos exámenes distintos, con dos jueces distintos

Cumplir con el registro de jornada te expone a dos evaluaciones que no miden lo mismo.

La primera es administrativa. La autoridad laboral revisa si llevas el registro electrónico que exige el artículo 132 fracción XXXIV de la LFT y si puedes proporcionarlo cuando te lo requiera. Si no, la sanción prevista es de 250 a 5,000 UMA.

La segunda es probatoria y ocurre en un tribunal laboral. Ahí nadie pregunta si tienes un sistema. Preguntan si lo que tu sistema dice puede creerse, si es fiable.

Son cosas diferentes, y no todos los registros cumplen ambas.

Por qué la prueba te toca a ti

Esto lleva décadas en la Ley Federal de Trabajo (LFT) y funciona con tres artículos que se pueden leer conjuntamente.

El artículo 784 pone en el patrón la carga de probar su dicho en las controversias que enumera, entre ellas la duración de la jornada, el pago del tiempo extraordinario y las faltas de asistencia.
El artículo 804 obliga a conservar y exhibir en juicio determinados documentos, y su fracción III se refiere a los controles de asistencia cuando se lleven en la empresa. El plazo de conservación va del último año de la relación laboral hasta un año después de terminada.
El artículo 805 cierra el círculo: si el patrón no cumple con lo anterior, se presumen ciertos los hechos que el trabajador expresa en su demanda respecto de esos documentos, salvo prueba en contrario.

La jurisprudencia ha precisado además que esta carga no se revierte al trabajador por el hecho de haber desempeñado funciones de dirección o administración. La idea de que al personal de confianza no hay que registrarlo es un error costoso.

Cuánto puede valer una jornada que no puedes probar

El tiempo extraordinario se paga al doble en las primeras nueve horas semanales y al triple en lo que exceda de esas nueve. Si no puedes acreditar cuántas horas se trabajaron, la discusión sobre cuántas horas extra se deben la lleva la contraparte.

A eso se añade el efecto de la reducción de jornada. Con una jornada ordinaria más corta, cada hora que antes era ordinaria empieza a computar como extraordinaria. El mismo horario de siempre genera más horas extra sobre el papel, y esas horas hay que documentarlas.

Qué hace creíble un registro ante un tribunal

Un registro no se valora por existir, sino por si resiste que lo cuestionen. Estos son los cinco puntos donde suele romperse.

Que no se pueda reescribir sin dejar rastro

Es el argumento que la contraparte va a usar primero. Si el registro vive en una hoja de cálculo o en un software donde el administrador puede sobrescribir una hora sin que quede nada, el documento prueba poco sobre lo que pasó en realidad.
Que cada corrección tenga autor, fecha y motivo

Las correcciones son normales. Alguien olvida registrar su salida, hay una incidencia, se cae la conexión. Lo que distingue a un registro sólido de uno frágil no es la ausencia de correcciones, sino que cada una esté justificada y trazada.
Que el registro sea atribuible a una persona concreta

Cuentas compartidas, un PIN que todos conocen o un dispositivo que cualquiera puede usar por otro abren la puerta a discutir la autoría de cada registro.
Que exista una política de registro comunicada

Si tu defensa es que la persona se quedó por voluntad propia fuera de su horario, necesitas poder demostrar que existía una regla, que decía que el tiempo extraordinario requiere autorización previa, y que la persona la conocía. Mientras que si tienes esa política guardada en una carpeta que poca gente sabe ubicarla, y aún menos gente la abre, no acredita nada.
Que la persona haya tenido acceso a sus propios registros

Cuando cada colaborador puede ver sus jornadas mientras ocurren, las discrepancias se resuelven en el momento y no dos años después ante un tribunal. La transparencia hacia el trabajador es, en la práctica, una medida de protección para la empresa.

Cuánto tiempo hay que conservar los registros

Aquí circulan dos versiones equivocadas y las dos son peligrosas. Una dice que basta con un año. La otra recomienda cinco años.

Lo que dice el artículo 804 es más preciso:

A tener en cuenta

hay que conservar los documentos correspondientes al último año de la relación laboral y hasta un año después de terminada.

Es decir, el plazo no es fijo, depende de cuándo termina el vínculo, y sigue corriendo cuando la persona ya no trabaja contigo.

La consecuencia práctica es simple. Si tu método de registro se borra al cerrar el mes, se queda en el equipo de una sucursal que se dio de baja o vive en el correo de alguien que ya salió de la empresa, no estás cumpliendo con el plazo aunque tengas el sistema más caro del mercado.

La conservación es parte del cumplimiento, no un extra.

Errores frecuentes del registro de la jornada horaria que se pagan en juicio

Corregir horarios sin motivo registrado. La corrección se vuelve indistinguible de una manipulación.
Registro real. Registrar la salida antes de que la persona se vaya, para "cerrar" el día. El registro deja de reflejar la jornada real.
Modalidades de trabajo. Dejar sin registro al personal de confianza, al que trabaja a distancia o al que está en obra.
Conservar solo el mes corriente. El plazo del artículo 804 va bastante más allá.
Trazabilidad de datos. Tener el registro en tres sistemas distintos por sucursal, sin forma rápida de consolidarlo.
Mensajes de finalización de jornada. No dejar constancia de que la empresa comunicó el fin del tiempo de trabajo cuando alguien sigue conectado.

Cómo se resuelve esto en la práctica

Shireo guarda cada alta, modificación y eliminación con usuario, fecha y motivo, así que una corrección legítima queda justificada y a la vista en lugar de convertirse en un hueco. La política de registro de la empresa vive dentro del sistema y cada persona la tiene delante cuando registra su jornada, los avisos de cierre de jornada dejan constancia de que la empresa comunicó el fin del tiempo de trabajo, y cada colaborador consulta sus propios registros y jornadas. Cuando hay que exhibir la información, ya está ordenada.

Preguntas frecuentes

¿Quién tiene que probar la jornada en un juicio laboral en México?

El patrón, conforme al artículo 784 de la LFT, en las controversias sobre duración de la jornada, pago de tiempo extraordinario y faltas de asistencia, entre otras.

¿Cuánto tiempo debo conservar los controles de asistencia?

El artículo 804 exige conservarlos durante el último año de la relación laboral y un año después de su terminación, y exhibirlos en juicio.

¿Qué pasa si no tengo registro de asistencia?

Se activa la presunción del artículo 805: se tienen por ciertos los hechos que el trabajador afirme sobre esos documentos, salvo prueba en contrario. En la práctica quedas sin el medio de prueba principal para contradecirlos.

¿Un registro en Excel me sirve para defenderme?

Es un documento y se puede ofrecer como prueba, pero su fuerza es baja porque cualquier persona con acceso puede modificarlo sin dejar rastro. Ese es el primer punto que va a atacar la contraparte.

¿Tengo que registrar al personal de confianza?

Conviene hacerlo. La jurisprudencia ha señalado que la carga de probar la duración de la jornada no se revierte al trabajador por desempeñar funciones de dirección o administración.

¿Cuánto tiempo tiene un extrabajador para demandar?

Depende de la acción que ejercite y de las reglas de prescripción aplicables a cada caso, por lo que conviene revisarlo con tu abogado laboral. Para efectos de tu sistema de registro, el plazo que te obliga es el del artículo 804, y es el que debes poder acreditar sin depender de la memoria de nadie.

¿Sirve el testimonio de un supervisor en lugar del registro?

Es una prueba y se puede ofrecer, pero es la más fácil de rebatir. Un documento con trazabilidad no depende de que alguien recuerde bien un turno de hace dos años ni de que siga trabajando en la empresa.

Si el registro me favorece, ¿me lo van a creer?

Ahí es donde se decide todo. La contraparte va a atacar la posibilidad de haberlo editado. Un registro con historial de cambios, con motivo en cada corrección y con el trabajador teniendo acceso a sus propias jornadas resiste esa discusión mucho mejor que un archivo que aparece perfecto y sin historia.

¿Puedo pedir al trabajador que firme sus registros cada mes?

Es una práctica que refuerza la evidencia, siempre que la firma sea sobre datos que la persona haya podido consultar antes. Firmar a ciegas un reporte que nadie revisó aporta menos de lo que parece.