Registro de jornada en España: qué exige la ley hoy y qué está pendiente de cambiar

Hay dos preguntas distintas circulando bajo el mismo titular, y mezclarlas está llevando a decisiones equivocadas.

La primera es si el registro de jornada es obligatorio. La respuesta es sí, y lo es desde 2019.

La segunda es si el registro tiene que ser digital. Ahí la respuesta, en el momento de redacción de este artículo, es no: el real decreto que lo exigiría sigue sin publicarse en el BOE.

Este artículo separa las dos cosas, porque de la confusión entre ambas salen dos errores opuestos y los dos costosos: creer que ya hay que cumplir algo que aún no existe, o creer que no hay nada que cumplir hasta que exista. Vamos a verlo.

Lo que está en vigor: la obligación de 2019

El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores e introdujo la obligación de registrar la jornada. Está en vigor desde el 12 de mayo de 2019.

El contenido de la obligación es breve pero exigente. Incluye lo siguiente:

• Alcanza a todas las empresas, sin excepción por tamaño ni por sector.

• Debe registrarse la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador.

• El registro debe organizarse y documentarse mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta a la representación de los trabajadores.

• Los registros deben conservarse cuatro años.

• Deben permanecer a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Lo que la doctrina de la Inspección y los tribunales han ido concretando son cuatro requisitos de fondo: el registro debe ser fiable (reflejando la jornada real), objetivo (no depender de quien lo rellena), accesible y conservado.

Esos cuatro adjetivos son los que deben aplicarse en la práctica. Un sistema puede ser papel, hoja de cálculo, terminal o aplicación, pero sí o sí, debe cumplir los cuatro.

Qué se sanciona y con cuánto

No llevar registro, o llevarlo de forma insuficiente, es infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS. La sanción va de 751 a 7.500 euros y se aplica por centro de trabajo, no por empresa, y está graduada en tres tramos:

La cuantía concreta depende de la intencionalidad, el número de trabajadores afectados, la reincidencia, la duración del incumplimiento y el perjuicio causado. En el caso de aparecer falsificación de registros, la calificación puede elevarse a muy grave, con importes muy superiores.

Y suele haber un punto que suele pasarse por alto: un registro incompleto (por ejemplo, sin hora real de entrada y salida) se equipara a la ausencia de registro.

Hay dos consecuencias que pesan mucho delante la ley:

• Inversión de la carga de la prueba en reclamaciones de horas extra: es la empresa la que debe demostrar que no se realizaron. El registro debe ser fiable.

• Presunción de jornada completa en contratos a tiempo parcial cuando no hay registro adecuado, con la regularización de salarios y cotizaciones correspondiente.

Lo que está pendiente: el registro horario digital

Desde septiembre de 2025 el Gobierno empezó a tramitar un real decreto que cambiaría el escenario. Según los borradores conocidos, exigiría que el registro sea digital, con hora y minuto de inicio y fin y de cada pausa, inmutable, con log de auditoría de las modificaciones y accesible en remoto para la Inspección.

Este es el estado real de la tramitación:

Conviene ser preciso con dos matices que se están comunicando mal. El primero: la fecha de septiembre corresponde a la tramitación, no a la entrada en vigor. El segundo: el dictamen del Consejo de Estado no es vinculante, pero obliga a revisar el texto y ha desplazado el calendario sin sustituirse.

Según el propio Ministerio de Trabajo, la obligación entraría en vigor veinte días después de su publicación en el BOE. Y por ahora no hay fecha de publicación.

Qué significa esto para una empresa hoy

Vamos a ver tres conclusiones, en orden de importancia.

1. El riesgo actual no depende del reglamento futuro

La obligación que puede sancionarse hoy es la de 2019, y lleva siete años en vigor. Las campañas de la Inspección en esta materia se han intensificado con la norma actual.

2. La dirección del cambio es conocida, aunque la fecha no

Todos los borradores apuntan al mismo sitio: inmutabilidad, trazabilidad de las modificaciones y acceso remoto para la Inspección. Sea cuando sea, el papel y la hoja de cálculo quedan fuera.

3. Cuidado con quien te venda una fecha

Circulan bastantes contenidos que afirman que el registro digital ya es obligatorio o que lo será en una fecha concreta. Ninguna de esas dos cosas es cierta a día de hoy.

Preferimos decirlo así, aunque sea menos vendedor: por ahora no hay ninguna prisa normativa nueva. Hay una obligación de 2019 que muchas empresas siguen cumpliendo a "medias", y ese es el problema real porque cuando llegue la "nueva", tampoco estarán preparados.

Cómo comprobar si tu registro de control horario cumple hoy

Te dejamos siete preguntas que, si respondes «sí» a todas, significa que estás en una buena posición independientemente de lo que pase con el reglamento:

La pregunta número cinco es la que más empresas fallan, y también la que más peso tiene cuando hay que demostrar algo.

Nuestra posición

Shireo se diseñó alrededor de los cuatro requisitos legales y de una idea que va un paso más allá: no basta con registrar horas, hay que poder demostrar qué pasó, cuándo, quién lo hizo y por qué.

Eso equivale a un registro con marca de tiempo que no se sustituye, un log de auditoría de cada alta, modificación y eliminación, avisos automáticos de cierre de jornada que dejan constancia de que la empresa comunica el fin del tiempo de trabajo, y la política de registro horario integrada dentro del propio sistema para que el trabajador la vea.

Y una funcionalidad muy importante para pymes: activación en horas, sin instalaciones ni integraciones.

Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital

¿Es ya obligatorio el registro horario digital en España?

No. A fecha de este artículo, el real decreto que lo exigiría no se ha publicado en el BOE y no tiene fecha de entrada en vigor. Lo que sí es obligatorio, desde mayo de 2019, es registrar la jornada, con el soporte que la empresa elija siempre que sea fiable, objetivo, accesible y se conserve cuatro años.

¿A qué empresas afecta la obligación?

A todas las que tengan personas contratadas, sin excepción por tamaño ni sector. No hay umbral mínimo de plantilla.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?

Cuatro años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Durante ese periodo deben estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección.

¿Hay que registrar las pausas?

La norma actual exige el inicio y el fin de la jornada. El proyecto pendiente apunta a un detalle mayor, incluyendo cada pausa. Registrarlas ya es prudente, y en cualquier caso el criterio sobre qué pausas computan debe estar escrito y aplicarse igual para todos.

¿Qué pasa si el reglamento se aprueba con plazos cortos?

Los borradores prevén veinte días desde la publicación en el BOE, con un posible plazo de adaptación de un año para pymes. Veinte días es tiempo insuficiente para elegir, implantar y formar si se empieza de cero, lo que es un argumento razonable para no dejarlo todo a la espera de la publicación, pudiendo ser relativamente inminente.