Inspección de Trabajo y registro horario: qué te van a pedir y qué debes poder enseñar

12 Aug, 2026 7 min de lectura

Hay una idea bastante extendida de que una inspección de registro horario se resuelve enseñando que tienes un sistema de fichaje.

No. No funciona así.

Tener un sistema es el punto de partida, sí. Pero solo eso no te resuelve favorablemente la inspección. Lo que se examina es si los datos de ese sistema son coherentes con todo lo demás: los contratos, los cuadrantes, las nóminas y lo que cuenten los trabajadores en las entrevistas.

El punto clave

La diferencia está en si puede explicar sus propios datos.

Cómo llega una inspección de control horario

Principalmente puede llegar por tres vías, y conviene distinguirlas porque el margen de reacción cambia:

Campaña planificada por sector o territorio. Es la más habitual en registro horario y suele avisar con un requerimiento previo de documentación.
Denuncia de un trabajador o de la representación sindical. Suele ir dirigida a un punto concreto como horas extra, jornada de un contrato parcial, un centro determinado...
Visita sin aviso previo. Menos frecuente en esta materia, pero posible, especialmente cuando se pretende comprobar la actividad real en el momento.

En los dos primeros casos solamente dispones de días para preparar la respuesta. En el tercero, lo que tengas en ese momento, es lo que deberás presentar y lo que determinará el resultado de la inspección. Por eso lo que importa no es la capacidad de reaccionar rápido, sino que el registro esté correcto de forma continua y, a poder ser, sin esfuerzos extra.

Lo que se pide sobre el registro horario

El requerimiento estándar en esta materia cubre los siguientes puntos:

Registro diario de jornada de todos los trabajadores, con hora de inicio y de fin, para el periodo solicitado. Puede alcanzar los cuatro años de conservación obligatoria.
Relación de la plantilla y contratos, para comprobar que están todos y con la jornada que les corresponde.
Cuadrantes, turnos y calendario laboral, para cruzarlos con los fichajes reales.
Registro y liquidación de horas extraordinarias, incluyendo cómo se han compensado o abonado.
Nóminas del periodo, para verificar que las horas registradas se corresponden con lo pagado.
Comunicación a la representación de los trabajadores del resumen de horas extra, cuando exista representación.
Descripción del sistema utilizado y, cada vez con más frecuencia, cómo se garantiza que los datos no se alteran.

Ese último punto es el que más ha cambiado en los últimos años. No basta con entregar un listado sino poder explicar de dónde sale y por qué es fiable.

Los cinco cruces donde aparecen los problemas

La revisión son comprobaciones cruzadas, y casi todas las actas nacen de una de estas cinco:

Problema	Ejemplo práctico
Contrato parcial con jornada real completa	El clásico. Un contrato de 20 horas semanales con fichajes que suman 38. Si además el registro es débil, la jornada puede presumirse completa, con la regularización de salarios y cotizaciones que eso implica.
Fichajes idénticos durante meses	Entradas a las 9:00 y salidas a las 18:00, día tras día y para toda la plantilla. Es una señal de que el registro se rellena y no se ficha, y eso, ante una inspección, suele desencadenar entrevistas.
Horas registradas que no aparecen en nómina	Exceso de jornada sin compensación acreditada. Aquí el problema pasa a ser de deuda salarial y no tanto documental.
Trabajadores ausentes del sistema	Personal de un centro concreto, gente en obra, personal itinerante o recién incorporados que no están en el registro. Si se incluye a unos y no a otros, se trata como incumplimiento.
Modificaciones sin justificar	Este es el punto más delicado. Si el listado muestra correcciones y no hay constancia de quién las hizo ni por qué, la fiabilidad de todo el conjunto queda en cuestión. Y si no muestra ninguna corrección en un año entero, se traduce en que ningún registro real está libre de incidencias.

Qué convierte un dato en evidencia

Vamos a entrar al fondo del asunto. Un registro tiene valor probatorio cuando cada dato puede responder a cuatro preguntas: quién lo generó, cuándo, si se ha modificado y, si se modificó, quién lo hizo y con qué motivo.

Un sistema que responde a las cuatro convierte una posible incidencia en un hecho justificado. Un sistema que no permite responderlas convierte cualquier discrepancia en una sospecha que la empresa tendrá que despejar sin herramientas ni recursos fiables.

Un fichaje fuera de horario, una salida sin marcar o una corrección a posteriori son sucesos normales en cualquier empresa. El problema aparece en el momento en que no están explicados y no existe trazabilidad.

En Shireo cada alta, modificación o eliminación queda registrada con usuario, fecha y motivo, y el registro original se conserva junto a su justificación. Es una función práctica porque es exactamente lo que hay que poder enseñar cuando alguien pregunta por qué un dato cambió.

Qué pasa si no cumples con el registro horario digital

No llevar registro, o llevarlo de forma insuficiente, está catalogada como una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS). La sanción puede ir de 751 a 7.500 euros y se aplica por centro de trabajo, graduada en tres tramos según intencionalidad, número de afectados, reincidencia y duración del incumplimiento.

Si además le añadimos que puede aparecer un factor de falsificación del registro, la calificación puede subir a muy grave, con importes muy superiores. Y obstruir el acceso a la documentación agrava la sanción.

Conviene recordar que en una reclamación individual de horas extra el efecto es distinto y a menudo mayor: la carga de la prueba recae en la empresa, y sin registro fiable ese punto ya se ha perdido de entrada.

Checklist: qué revisar antes de que llegue el requerimiento

Haz esta comprobación una vez al trimestre y te permite detectar casi todo lo necesario:

¿Puedes extraer el registro de cualquier trabajador de los últimos cuatro años en menos de 8 horas?
¿Está toda la plantilla en el sistema, incluidos centros pequeños, personal itinerante e incorporaciones recientes?
¿Coinciden los fichajes con la jornada contratada, especialmente en contratos parciales?
¿Las horas extra registradas están compensadas o abonadas y además, puedes acreditarlo?
¿Cada corrección del último trimestre tiene autor, fecha y motivo?
¿Existe una política de registro horario escrita, comunicada y accesible al equipo?
¿Puede cada trabajador consultar sus propios fichajes sin depender de nadie?
¿Los datos sobreviven a un cambio de ordenador o de responsable de administración?

Cada «no» de esa lista es un punto que tendrás que explicar en algún momento. Por eso es mucho más barato si lo empiezas a resolver ahora.

Preguntas frecuentes sobre la Inspección de Trabajo y el registro horario

¿Cuántos años atrás pueden pedirme el registro?

La obligación de conservación es de cuatro años, así que ese es el horizonte razonable de un requerimiento. Las infracciones graves prescriben a los tres años desde su comisión.

¿Cuánto tiempo tengo para responder a un requerimiento?

Lo fija el propio requerimiento y suele ser corto, de días. Si el registro está disponible y ordenado, es simplemente un trámite pero en el momento en que hay que reconstruirlo, el plazo se convierte en el problema.

¿Sirve el registro que lleva mi asesoría?

Sirve si cumple los requisitos y puedes acceder a él cuando lo necesites. La responsabilidad es de la empresa, no de la asesoría, así que delegar la gestión no te exime ni delega a tercero la obligación.

¿Puede la Inspección entrevistar a mis trabajadores?

Sí, y lo hace con frecuencia en esta materia. Es el contraste habitual frente al registro documental, y es la razón por la que acaba detectando que un registro no refleja la jornada real.