Checador biométrico en México: qué te exige la ley de datos personales antes de instalarlo

Cuando una empresa mexicana decide cumplir con el registro electrónico de jornada, la primera propuesta que recibe suele incluir un lector de huella o un equipo de reconocimiento facial. Pero, ¿eso se puede hacer legalmente? ¿Cumple con la normativa?

Sí se puede. Pero el permiso viene con obligaciones que no siempre se explican en la cotización.

La biometría para el registro horario o checador web es legal

Ninguna norma mexicana prohíbe usar huella o rostro para controlar la asistencia. Pero tampoco hay ninguna ley que lo exija. El artículo 132 fracción XXXIV de la LFT obliga a registrar electrónicamente la jornada de cada persona trabajadora, con horario de inicio y de finalización, y a proporcionar el registro a la autoridad cuando lo requiera.

Es decir, la biometría es una forma de validar quién está registrando. Es una de varias y es la que más obligaciones adicionales arrastra.

El registro horario mediante biometría

Este punto merece atención porque buena parte del contenido que vas a encontrar sobre biometría y asistencia está desactualizado en su parte más importante.

El 20 de marzo de 2025 se publicó en el DOF una nueva Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, en vigor desde el día siguiente, que abrogó la ley homónima de 2010. Con esa reforma desapareció el INAI como autoridad y la supervisión y sanción en materia de datos personales del sector privado pasó a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno.

Dos consecuencias prácticas:

Qué convierte una huella en un dato delicado

La LFPDPPP define los datos personales sensibles como los que afectan la esfera más íntima de su titular o cuyo uso indebido puede dar origen a discriminación o implicar un riesgo grave. La ley enumera ejemplos como el origen racial o étnico, el estado de salud, la información genética, las creencias, la afiliación sindical, las opiniones políticas y la preferencia sexual.

Los datos biométricos no aparecen enumerados de forma expresa. Eso no significa que queden fuera. Cuando el dato puede revelar alguno de esos aspectos, o cuando su uso indebido implica un riesgo grave para la persona, encaja en la definición, y así se ha venido tratando en la práctica y en las guías que publicó la autoridad anterior.

Hay además una característica que no depende de cómo lo clasifique la norma. Una contraseña filtrada se cambia. Una huella filtrada no. La persona no puede emitir un dedo nuevo. Ese es el motivo real por el que este dato pide un nivel de cuidado distinto.

Tres condiciones antes de instalar un registro horario biométrico

Aviso de privacidad puesto a disposición antes de capturar

El aviso tiene que estar disponible antes de tomar el primer dato, no después, y tiene que decir con claridad qué se captura, para qué finalidad, cuánto tiempo se conserva, si hay transferencias y cómo se ejercen los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Consentimiento expreso, y que además sea libre

Para datos sensibles el consentimiento debe ser expreso y por escrito. La parte que se descuida es el otro requisito: que sea libre. Un consentimiento firmado el primer día de trabajo, sin alternativa disponible y con el empleo de por medio, es difícil de sostener como libre si alguien lo cuestiona.

De ahí sale la recomendación práctica más repetida entre despachos laborales: tener preparada una vía de registro no biométrica para quien no quiera entregar su huella o su rostro.

Minimización y seguridad proporcional al riesgo

Solo puedes tratar los datos necesarios para la finalidad declarada. Si la finalidad es acreditar la hora de entrada y salida, conviene preguntar qué se guarda exactamente, dónde se guarda, quién puede consultarlo y qué pasa con ese dato cuando la persona deja la empresa.

La pregunta de proporcionalidad

Antes de firmar la compra, hay una pregunta que ordena la decisión: ¿la huella resuelve un problema que no puedas resolver de otra forma?

En algunos casos la respuesta es sí. Turnos con alta rotación donde el registro cruzado entre compañeros es un problema real y documentado, por ejemplo. Pero en la mayoría de las pymes la respuesta es no, y lo que se compra es una tranquilidad aparente a cambio de un expediente de datos sensibles que hay que administrar durante años.

Dos afirmaciones que circulan y conviene matizar

"La ley exige verificar la identidad con biometría"

Es una frase que aparece con frecuencia en fichas de producto y en guías de proveedores, presentada como requisito legal. No lo es. La fracción XXXIV no menciona ningún mecanismo de verificación de identidad, y los requisitos concretos del registro son precisamente lo que la STPS tiene pendiente de publicar.

Que el registro sea atribuible a una persona concreta sí es un criterio razonable, y va a estar en cualquier norma técnica sensata.

"Con geolocalización el registro es más válido"

La ubicación no aparece en la fracción XXXIV y no aporta validez legal por sí misma. Lo que aporta es control operativo, y viene con su propia carga: los datos de ubicación son datos personales y su tratamiento se rige por la misma LFPDPPP.

Si tu empresa valora esta vía, la línea que separa una práctica proporcionada de una invasiva está bastante clara. Capturar la ubicación en el instante del registro es una cosa. Seguir la posición de la persona durante toda la jornada es otra, y es difícil de justificar con la finalidad de acreditar una hora de entrada. En cualquier caso hay que declararlo en el aviso de privacidad, con la finalidad y el plazo de conservación.

Métodos que cumplen sin capturar biometría

La ley pide un registro fiable, atribuible a una persona y disponible. Hay varias formas de conseguirlo sin tocar datos biométricos:

Ningún método elimina por completo la posibilidad de un registro ajeno. Lo que marca la diferencia no es la tecnología de captura, sino que el sistema deje rastro de todo lo que ocurre después: quién corrigió qué hora, cuándo y con qué justificación. Un registro trazable con QR aporta más evidencia que un registro biométrico que luego se puede editar sin dejar huella.

Cómo se resuelve esto en la práctica

Shireo registra la jornada con puntos de control mediante código QR y cuentas individuales, sin capturar huella ni rostro, de modo que la empresa cumple con el registro electrónico sin abrir un expediente de datos biométricos. Cada alta, modificación y eliminación queda guardada con usuario, fecha y motivo, cada colaborador consulta sus propios registros, y la política de registro de la empresa está incorporada al sistema para que las reglas de uso estén a la vista.

Preguntas frecuentes

¿Es legal el checador de huella digital en México?

Sí, y está sujeto a la LFPDPPP. Necesitas aviso de privacidad puesto a disposición antes de capturar el dato, consentimiento expreso y por escrito, tratamiento limitado a la finalidad declarada y medidas de seguridad acordes al riesgo.

¿Puedo obligar a mi personal a registrar su asistencia con huella?

El consentimiento para datos sensibles debe ser libre, y eso encaja mal con una imposición. Lo prudente es ofrecer una vía alternativa de registro para quien no acepte, y documentar la elección de cada persona.

¿Sigue siendo el INAI la autoridad en protección de datos?

No. El INAI se extinguió y, desde la nueva LFPDPPP publicada el 20 de marzo de 2025, la supervisión en materia de datos personales del sector privado corresponde a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno.

¿El reconocimiento facial tiene las mismas reglas que la huella?

Sí en lo esencial, y con una capa extra de cuidado: la imagen del rostro se puede captar con menos cooperación de la persona, así que la información previa y la delimitación de la finalidad importan todavía más.

¿Un registro con QR vale lo mismo ante la autoridad?

La ley no jerarquiza tecnologías de captura. Lo que va a mirar la autoridad es si el registro es electrónico, atribuible a la persona, fiable y disponible cuando se requiera.

¿La huella sirve como firma del trabajador?

Es una validación de identidad, y conviene no equipararla sin más a una firma electrónica. Lo que da fuerza al registro ante un tribunal es el conjunto: que sea atribuible, que no se pueda reescribir en silencio y que cada corrección tenga autor, fecha y motivo.

¿Puedo usar geolocalización para validar el registro?

La ley no lo exige ni lo prohíbe. Si lo haces, la ubicación es un dato personal: declárala en el aviso de privacidad, limítala al momento del registro y no la conviertas en seguimiento continuo durante la jornada.

¿Qué hago con los datos biométricos de alguien que ya no trabaja aquí?

La finalidad que justificaba tratarlos desaparece con la relación laboral, así que hay que tener definido un plazo de conservación y un procedimiento de supresión. Es una de las preguntas que más incomoda cuando la formula la autoridad y una de las que menos empresas tienen resuelta.

¿Y si mi proveedor guarda las huellas en sus servidores?

Entonces hay un tercero tratando datos de tu personal por cuenta tuya, y tú sigues siendo el responsable frente a esas personas. Pregunta dónde se almacenan, en qué forma, quién accede y qué pasa si terminas el contrato.