Registro horario en asesorías: detecta clientes en riesgo
El día a día
Viernes, 17:30h. Entra un requerimiento de la Inspección para un cliente de doce trabajadores. Piden el registro de jornada de los últimos dieciocho meses, en cinco días hábiles.Llamas al cliente. Te dice que lo tienen en un Excel. Que cree que lo lleva la persona de administración que se fue en marzo.La obligación es suya. La llamada la has recibido tú, el plazo lo gestionas tú, y la conversación de la semana que viene lo más probable es que también sea contigo.
Por qué para una asesoría el control horario es distinto
Empecemos por algo básico. El sujeto obligado a registrar la jornada es la empresa, no la asesoría que tiene. Delegar la gestión laboral no delega la obligación, y eso es algo que muchos clientes no tienen del todo asumido.
Pero la exposición real de una asesoría no es sancionadora: es reputacional y operativa. Cuando un cliente recibe un requerimiento y no tiene registro, no piensa "he incumplido una obligación mía". Piensa "¿cómo es que nadie me avisó?".
Y hay un problema estructural que hace esto más difícil que otras materias. En nóminas o en contratación, la asesoría controla el proceso: los datos entran por un cauce y salen por otro. Cuando hablamos de registro de jornada, el dato lo genera el cliente en su día a día, con un método que tú no eliges y a menudo no conoces. Y lo único que recibes son totales, no registros.
El resultado es que la mayoría de las asesorías no sabe qué parte de su cartera está expuesta hasta que llega el primer requerimiento. Y eso sí se puede resolver de forma bastante sencilla.
Veámoslo.
Los cinco puntos donde una asesoría se queda expuesta, si no controla el registro horario de sus clientes
1. Cada cliente lleva el registro a su manera
Uno con una aplicación, tres con hojas de cálculo, dos con partes en papel que rellena la persona encargada, y un número indeterminado sin nada.
Con esa dispersión, no hay procedimiento posible y cada requerimiento que pueda surgir se convierte en una gestión totalmente "artesanal" (si la podemos llamar así) contra reloj.
Cómo se cierra
No hace falta imponer una herramienta única, pero sí saber qué usa cada cliente. Un campo en tu ficha de cliente con el método de registro es el primer paso.
2. Recibes datos, no registros
Al cierre del mes te llegan totales de horas, incidencias, variables de nómina... Con eso puedes calcular una nómina perfectamente, pero te falta algo. No puedes acreditar una jornada porque te falta la hora concreta de inicio y fin de cada día, y falta el rastro o la trazabilidad de esas modificaciones.
Cómo se cierra
Distinguir con claridad ante el cliente entre lo que necesitas para nómina y lo que él necesita para cumplir. No es lo mismo, y confundirlo puede generar una falsa sensación de seguridad en ambas partes.
3. El cliente cree que lo llevas tú
Es una frase que probablemente hayas escuchado bastante pero a la vez una conversación incómoda que casi nunca se tiene explícitamente, hasta el momento en que se requiere legalmente.
El cliente asume que si le haces las nóminas, el registro también puede estar cubierto. Tú asumes que él sabe que es su obligación pero nadie lo ha puesto por escrito.
Cómo se cierra
Basta una comunicación que explique de quién es la obligación, qué exige y qué pasa si no se cumple. Es un mensaje que protege a las dos partes, y además posiciona a la asesoría favorablemente como quien avisa antes.
4. No sabes qué clientes están realmente expuestos
Sabes cuáles te preocupan "por intuición" pero no tienes un criterio objetivo para ordenarlos.
Cómo se cierra
Un mapa de riesgo de la cartera.
Con cinco variables y una tarde de trabajo se puede clasificar a todos los clientes, y el resultado suele ser revelador: los que más preocupan no siempre son los que más riesgo tienen. Un cliente con dos centros de trabajo y muchos parciales está más expuesto que uno de treinta empleados con horario fijo en una sola oficina.
5. Cuando el registro falla, la conversación difícil es contigo
Aunque la responsabilidad sea del cliente, el desgaste de la relación lo acabarás pagando tú. Y en el peor escenario, podrías perder al cliente.
Cómo se cierra
Dejar rastro de tus avisos. Si has advertido por escrito y el cliente no ha actuado, tu posición es completamente distinta a si no consta nada.
Mapa de riesgo de la cartera: qué pedir a cada tipo de cliente
Te sugerimos que hagas el siguiente ejercicio práctico. Clasifica cada cliente en una de las siguientes cinco situaciones. La columna de la derecha es lo que deberías hacer.
| Situación del cliente | Qué pedirle |
|---|---|
| No lleva ningún registro | Prioridad máxima. Comunícale por escrito la obligación, el importe de la sanción y de la inversión de la carga de la prueba en reclamaciones, así como el plazo concreto para resolverlo, en caso de que exista. |
| Lleva el registro en papel o en hoja de cálculo | Advertir de que el soporte no está prohibido pero es muy difícil de acreditar, sobre todo porque no deja rastro de las modificaciones. Recomendar el cambio antes de que llegue el reglamento del registro digital para prevenir y actuar con antelación. |
| Tiene sistema, pero no toda la plantilla está incluida | Riesgo alto y poco visible. Cruzar el listado de altas en Seguridad Social con los usuarios del sistema. Foco en centros pequeños, personal itinerante y mandos. |
| Registra la jornada pero no acredita las horas extra | Revisar si el exceso registrado está abonado o compensado. Ese suele ser el punto que convierte una irregularidad documental en una deuda salarial y en un problema de cotización. |
| No tiene política de registro horario escrita | Facilitarle un modelo. Sin política, cualquier discusión sobre pausas, prolongaciones o correcciones se suele resolver por interpretación, y eso no se sostiene. |
Qué tendría que poder demostrar tu cliente
Cuando revises la situación de un cliente, la pregunta útil no es si tiene un sistema. Es si puede responder a cuatro cosas sobre cualquier dato de los últimos cuatro años.
Quién generó el fichaje: el propio trabajador en el momento, o alguien de administración después.
Cuándo se generó: en el momento del inicio y fin de la jornada, o reconstruido a final de mes.
Si se ha modificado.
Y si se modificó, quién lo hizo y con qué motivo.
Ese cuarto punto es el que falla en la práctica totalidad de los clientes que llevan el registro en hoja de cálculo, y es el que decide una reclamación. ¿Tiene un registro editable? Si no hay trazabilidad, no tiene pruebas de lo que ocurrió.
Cómo plantearlo con tus clientes
Tres cosas funcionan mejor que insistir.
La primera es cambiar el argumento. "Es obligatorio desde 2019" genera poca reacción, porque han pasado siete años y no ha ocurrido nada. Pero prueba con: "Si mañana un trabajador reclama horas extra, tienes que demostrar tú (la empresa) que no las hizo, y con ese Excel no puedes". Eso sí que generará reacción porque describe un riesgo concreto y bastante probable.
La segunda es no dejarle solo con el problema. Un cliente al que le dices que su registro no vale y no le ofreces salida, deja el asunto de lado. Si le ofreces una recomendación concreta y sencilla convierte ese aviso que le has dado en una gestión cerrada o en proceso de cumplirse.
La tercera es que la solución no le suponga un proyecto. En pymes, lo que mata cualquier implantación es la percepción de complejidad.
Shireo, software desarrollado por Bluak, la división tecnológica de Pinchaaqui.es, se activa en horas, sin instalaciones ni integraciones, con fichajes muy simples a través de la aplicación o mediante código QR en puntos de control que se crean en un minuto. Además, cada alta, modificación o eliminación queda registrada con usuario, fecha y motivo, y se conserva junto a su justificación.
Es el tipo de herramienta que un cliente pequeño puede tener funcionando la misma semana en que se lo planteas. Incluso en días.
Víctor Rodríguez
· CEO de Bluak
Checklist para tu cartera de clientes
El resultado a las preguntas te dirá por dónde empezar el lunes para ser una asesoría en la que confiar.
- ¿Sabes qué método de registro usa cada cliente de tu cartera?
- ¿Tienes identificados los clientes que no llevan ningún registro?
- ¿Has comunicado por escrito a tus clientes que la obligación es suya y qué implica?
- ¿Puedes saber, sin llamar al cliente, si su registro incluye a toda la plantilla?
- ¿Has revisado los clientes con contratos a tiempo parcial, entregándoles el resumen mensual de jornada?
- ¿Tienes un modelo de política de registro horario que puedas facilitar?
- ¿Sabrías responder a un requerimiento de dieciocho meses para tus cinco clientes más grandes?
- ¿Queda rastro de los avisos que has dado a clientes que no han actuado?
Preguntas frecuentes
¿Puede sancionarse a la asesoría por el registro horario de un cliente?
El sujeto obligado y responsable es la empresa. La asesoría no asume esa responsabilidad administrativa por el hecho de gestionar la nómina. Cuestión distinta es la responsabilidad contractual frente al cliente, que depende de lo que se haya pactado en el contrato.
¿Sirve el registro que llevamos nosotros por el cliente?
Sirve si cumple los requisitos y el cliente puede acceder a él cuando lo necesite. Lo que no sirve es un registro construido a partir de los totales que el cliente envía para nómina, porque no acredita la hora real de inicio y fin de jornada de cada día.
¿Conviene incluir el registro horario en el contrato?
Es recomendable, aunque sea para delimitarlo con claridad: qué haces, qué no haces y de quién es la obligación. Así te evitarás malentendidos y protegerá a las dos partes en el momento en que llegue un requerimiento.
¿Qué le digo a un cliente que lleva el registro en papel firmado?
Que no está prohibido, pero que tiene tres problemas prácticos: es difícil de conservar cuatro años, no es realmente accesible para el trabajador y no deja rastro de las modificaciones.
Las hojas firmadas en blanco y rellenadas después son además uno de los patrones más buscados por Inspección.
¿Debo esperar al reglamento del registro digital para mover a mis clientes?
El real decreto sigue sin publicarse en el BOE y no tiene fecha de entrada en vigor, así que esperar no aporta información útil. Lo que se sanciona hoy es la obligación de 2019, y la dirección del cambio sí se conoce: inmutabilidad y trazabilidad de las modificaciones.
Un cliente que empieza a actuar y a ordenar sus trámites ahora no pierde nada si el calendario se mueve otra vez. Pero lo que sí está claro es que es un tema que está en boca de todos.
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